Das neue Teammitglied kommt – Zeit, Ihren strukturierten Onboarding-Prozess zu starten, und ihn oder sie schnell mit an Bord zu holen! Wir verraten Ihnen, wie Ihre Onboarding Best Practice aussehen kann, warum Sie das Preboarding keinesfalls vergessen dürfen und warum es sich lohnt, auch einen bewährten Onboarding-Plan immer wieder zu überarbeiten.
Der erste Eindruck zählt: Wer schon vor dem ersten Tag beim Einstieg persönlich unterstützt wird, kommt nicht nur schneller in der neuen Jobposition an, sondern bleibt im Durchschnitt auch länger und glücklicher im Unternehmen. Umso wichtiger ist ein strukturierter Onboarding-Prozess für den Unternehmenserfolg.
Soweit die Theorie – Sie möchten nun Ihre Onboarding-Ideen in die Tat umsetzen und einen maßgeschneiderten Onboarding-Plan erstellen, der standardisiert in Ihrem Unternehmen angewendet werden kann. Wie dieser konkret aussehen könnte und warum es zur Onboarding Best Practice gehört, regelmäßig Feedback Ihrer neuen Mitarbeitenden einzuholen und Ihren Plan entsprechend anzupassen, verraten wir Ihnen!
Ein Onboarding ist eine umfangreiche Sache – das ist schließlich auch der Jobstart! Deshalb sollte Ihr Onboarding nicht erst am ersten Arbeitstag beginnen, sondern am besten schon einige Wochen vorher.
Tolle Ideen für Ihren Onboarding-Plan
Welcome Packages, CEO-Messages und mehr: Mit Preboarding in Ihre Onboarding Best Practice starten
Beim Preboarding geht es nicht nur darum, den Arbeitsvertrag, das Jobticket und so weiter rechtzeitig zu verschicken, sondern die Vorfreude ihrer neuen Mitarbeitenden zu wecken. Wie wäre es mit einem Begrüßungsgeschenk, das sogar zu Ihrer Firma passt? Ob Jutebeutel mit Firmen-Logo, Notizbücher für die Einarbeitung, coole Wasserflaschen oder klassisch Schokolade: Hier ist für jedes Budget etwas möglich. Es gibt sogar Unternehmen, die individuelle Onboarding-Boxen als Welcome Package anbieten.
Bei Geschenken gilt natürlich genau wie im Privaten: Auch eine herzliche, persönliche Karte kann Freude machen und Wertschätzung zeigen. Oder wie wäre es mit einer digitalen Welcome Message? Ein kurzer Videoclip, in dem Führungskraft, CEO oder Teamleader eine Willkommensbotschaft ans neue Teammitglied richtet und etwas über die Unternehmensvision erzählt, erschafft schon im Preboarding eine positive Verbindung. Und sogar ein virtueller Rundgang im Unternehmen ist vorab möglich: Dank moderner VR-Techniken können Mitarbeitende ihren neuen Arbeitsplatz so schon besuchen, bevor sie tatsächlich ankommen, oder an wichtigen Trainings teilnehmen, die sie für den Jobstart kennen müssen.
Damit Ihre neuen Mitarbeitenden am ersten Arbeitstag erfolgreich durchstarten können, sollten Sie im Preboarding außerdem wichtige Fragen zu Anfahrt, Tagesablauf und Erwartungen klären. Schicken Sie eine E-Mail oder einen Brief mit allen wesentlichen Informationen zum Jobstart, sodass Ihr neues Teammitglied alles auf einen Blick parat hat: Wo muss ich wann sein, was muss ich mitbringen und worauf kann ich mich an meinem ersten Tag einstellen?
Buddy-System, Team-Lunch und definierte Ziele: So wird der erste Arbeitstag zum Erlebnis
Es ist so weit: Ihr neues Teammitglied ist da und nach einem herzlichen Willkommen beginnt die nächste Phase des Onboarding-Prozesses: die Orientierungsphase.
Mit einem Buddy-System stellen Sie sicher, dass Ihr neues Teammitglied immer weiß, an wen es sich bei Fragen wenden kann. Der Buddy, Guide oder auch Mentor kann die gleiche Person sein, die zentral für das Onboarding zuständig ist, es bieten sich aber auch Teamleader an oder Mitarbeitende, die in einer ähnlichen Position gestartet sind.
Der erste Arbeitstag – der berühmte erste Eindruck – ist dabei besonders wichtig. Vermeiden Sie, dass er durch zu viele administrative Aufgaben überfordernd oder langweilig wird. Verschieben Sie nötige Theorie und "trockene" Lernprozesse lieber in die kommenden Tage. Besprechen Sie stattdessen kurz die Ziele für die nächsten Wochen: Was muss ich wann lernen und wie erarbeite ich mir dieses Wissen? Wenn nicht schon im Preboarding erledigt, lassen Sie Ihr neues Teammitglied den Onboarding-Plan einsehen.
Setzen Sie insgesamt auf ein aktives, soziales Willkommens-Erlebnis. Planen Sie zum Beispiel ein gemeinsamen Team-Lunch ein und zeigen Sie Ihre Unternehmensräume. Dafür sollten auch die anderen Teammitglieder sich Zeit nehmen dürfen.
Kein Onboarding Best Practice ohne Feedback, Feedback, Feedback!
Ermuntern Sie Ihre neuen Mitarbeitenden und auch alle ins Onboarding involvierten Mitarbeitenden, Ihnen regelmäßig Feedback zum Prozess zu geben – nicht erst, wenn er abgeschlossen ist. Wo entstehen Reibungen und Stress? Wo müssen Sie für einzelne Arbeitsschritte mehr Zeit einplanen und wo können Sie Ihrem neuen Teammitglied ruhig schon mehr zutrauen?
Die nächste Phase: Onboarding Best Practice für die nächsten Wochen
Nach einigen Wochen bis Monaten hat sich Ihr neues Teammitglied eingelebt und -gearbeitet. Das Onboarding läuft anschließend in die Integrationsphase aus. Jetzt geht es darum, in die Zukunft zu schauen: Wie geht es gemeinsam weiter? Interne Weiterbildungen und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen sollten nun auf dem Plan stehen.
Schauen Sie sich bei dieser Reflektion auch Ihren Onboarding-Prozess an. Wo hat er sich bewährt, wo können Sie etwas verbessern?
Einmal aufgesetzt, immer gut? Warum zur Onboarding Best Practice gehört, Ihren Onboarding-Prozess regelmäßig zu bearbeiten
Best Practice bedeutet, Ihren Onboarding-Prozess stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Denn ein modernes Onboarding will ja gerade weg von starren analogen Richtlinien, die stoisch abgearbeitet werden. Es soll daher aktuell sein sowie flexibel, um auf die individuellen Bedürfnisse neuer Teammitglieder einzugehen. Nicht jeder Mensch kann am Tag gleich viel Informationen aufnehmen! Einige neue Mitarbeitende lernen womöglich besser im Team oder aber komplett selbstständig. Auf diese Stärken und Schwächen sollte der Onboarding-Prozess flexibel reagieren können – zum Beispiel, indem neue Mitarbeitende andere Lernoptionen angeboten werden.
Außerdem sollte Ihr Prozess einige Sonderfälle berücksichtigen, etwa Mitarbeitende, die komplett remote arbeiten oder jene, die aufgrund körperlicher oder psychischer Einschränkungen Accessibility-Funktionen verwenden müssen. Davon können auch Mitarbeitende betroffen sein, die nach einer Pause zurück an den Arbeitsplatz kehren. Auch sie profitieren von einem Onboarding-Prozess, der flexibel auf ihre Bedürfnisse eingeht und ihre Geschichte im Unternehmen berücksichtigt.
Auch Ausnahmesituationen im Unternehmen wie etwa Personalmangel, Führungswechsel oder auch Notfälle können dank flexibler Onboarding-Prozesse berücksichtigt werden. Gehen Sie unbedingt auch auf die aktuellen Entwicklungen im Unternehmen ein. Wo fallen Aufgaben weg, wo kommen neue hinzu, die für Ihren Prozess relevant sind? Wo werden inzwischen neue Plattformen genutzt und Technologien verwendet?
Moderne Tools und Technologien in Onboarding Best Practice
Im Zeitalter von Homeoffice und Remote Work sind digitale Lösungen auch im Onboarding-Prozess ein Muss. Die E-Mail ist dabei schon fast Schnee von gestern – digitale Arbeitskultur und -werkzeuge sind längst viel komplexer geworden als elektronische Post.
Im Onboarding-Prozess können Sie hilfreiche Tools nutzen, um neue Mitarbeitende auch aus der Entfernung schneller zu überzeugen, begeistern, weiterzubilden und natürlich ins Unternehmen zu integrieren. Chatbots können rund um die Uhr automatisiert brennende Fragen beantworten, wenn der Buddy gerade nicht erreichbar ist, E-Learning-Plattformen und firmeninterne Wikis lassen Ihr neues Teammitglied im individuellen Tempo lernen. Mit virtuellen Touren über die VR-Brille können neue Mitarbeitende sich etwa bereits mit Unternehmens- und Fabrikräume oder Maschinen vertraut machen, ohne vor Ort sein zu müssen. Auch Sicherheitstrainings und andere wichtige Weiterbildungen lassen sich über VR abwickeln. Sogar Soft Skills wie etwa Rhetorik lassen sich in VR trainieren, etwa mit dem Programm VR EasySpeech.
Onboarding ist eindeutig mehr als nur eine kurzfristige Starthilfe – mit Ihrer Onboarding Best Practice sorgen Sie dafür, dass aus neuen Mitarbeitenden langfristige werden, die mit viel Freude und Motivation dabei sind!
