Personalentwicklungsplanung: Herausforderungen und Lösungsansätze

Die Weiterbildungsstudie 2023 der Bitkom Akademie und HRpepper Management Consultants zeigt: „58 % der Berufstätigen und 50 % der Mitarbeitenden im Personalwesen sind sich nicht sicher, ob es eine Weiterbildungsstrategie [in ihrem Unternehmen] gibt.“ Diese Ergebnisse sind erschreckend schließlich zeigt die gleiche Studie, dass für neun von zehn Berufstätigen die Entwicklung von Kompetenzen ein entscheidender Faktor bei der Wahl ihres Arbeitgebers ist.

Wie gelingt eine erfolgreiche Personalentwicklungsplanung? Welche Hürde gilt es zu bewältigen und welche Strategien bieten sich dafür an?

Ziele der Personalentwicklungsplanung

Schon der Philosoph Seneca wusste: „Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln möchte, für den ist kein Wind der richtige.“ Was pathetisch klingt, hat bis heute hohen Wahrheitsgehalt. Um einen Plan zur Personalentwicklung zu erstellen, müssen Sie sich also zunächst fragen: Wo soll es hingehen? Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten, denn jeder Plan muss individuell an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Zwei wichtige Marker gibt es jedoch:

Die Bedürfnisse des Unternehmens und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden.​

Werden die Bedürfnisse der Firma zu wenig berücksichtigt, so fehlt es an der Unterstützung der Geschäftsführung. Fühlen sich hingegen die Mitarbeitenden übergangen, können sie unzufrieden werden und das Unternehmen im Zweifel sogar verlassen. Die Personalentwicklung findet ihren „Hafen“ also genau zwischen diesen beiden Interessensgruppen. Das braucht viel Fingerspitzengefühl!

Freiwillige Teilnahme vs. Vorgabe

Der Hafen ist gefunden, doch wie gestalten Sie den Weg dorthin? Wir nähern uns mal von zwei Extremen, um die Vor- und Nachteile plakativ darzustellen:

Für den Ansatz der freiwilligen Teilnahme ermitteln die Arbeitgebenden, die Personalabteilung und die Mitarbeitenden den Bedarf an Fortbildungsthemen gemeinsam. Der Mitarbeitenden bestimmen die Fortbildungsmöglichkeiten aktiv. Das erhöht ihre Motivation, jedoch auch den Bedarf an demokratischen Abstimmungsprozessen. Eine intakte Diskussions- und Lösungskultur ist entscheidend für das Gelingen dieses Ansatzes.

Alternativ bietet sich der Ansatz „Vorgabe“ an. In diesem Fall ermitteln die Vorgesetzten und die Personalabteilung den Fortbildungsbedarf. Die Mitarbeitenden müssen sich weniger engagieren, können die Vorschläge jedoch auch nur annehmen oder ablehnen. Für die Mitarbeitenden können so individuell passende Formate ausgewählt werden., es besteht jedoch die Gefahr, dass sich die Mitarbeitenden bevormundet fühlen und das Personalentwicklungsangebot ablehnen. Für die meisten Unternehmen eignet sich letztendlich eine Zwischenform am besten. Im Besonderen sollten Sie darauf achten, dass die Mitarbeitenden die Maßnahmen nicht als reine top-down-Anweisung wahrnehmen. Ein dialogorientierter Prozess ist sinnvoll, sollte aber wiederum nicht ausarten.

Ansätze zu Personalentwicklungsplanung – Übersicht

Die Personalentwicklungsplanung und ihre Herausforderungen

Ganz gleich, ob Sie den einen oder anderen Ansatz – oder eine Zwischenform – wählen, die Personalentwicklungsplanung hat noch weitere Stolpersteine in petto. Die gute Nachricht ist jedoch: Wenn Sie sich den Hürden schon im Vorhinein bewusst sind, können Sie diese nicht nur meistern, sondern sogar den ein oder anderen Vorteil daraus ziehen!

• Priorisierung der Entwicklungsziele: Sind die individuellen und organisatorischen Entwicklungsziele, also der Hafen Ihrer Personalentwicklungsplanung, gefunden, müssen diese in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden. Richten Sie sich dazu nach den strategischen Zielen des Unternehmens. Machen Sie den Einstufungsprozess gleichzeitig Ihren Mitarbeitenden gegenüber transparent, damit Sie Ihre Zustimmung und Ihren Rückhalt auch bei unbequemen Entscheidungen nicht verlieren.
• Schnelllebigkeit und Qualität: Hätte man Sie vor fünf Jahren gefragt, hätten Sie geahnt auf welchem Stand der Digitalisierung wir uns heute befinden? Seit der Vorstellung von ChatGPT im November 2022 ist das Programm für viele nicht nur Realität, sondern auch Normalität geworden. Mitte Mai 2024 hat das Unternehmen OpenAI die neueste Version vorgestellt und auch die Konkurrenz entwickelt sich stetig weiter. Wo wir in weiteren fünf Jahren stehen werden, ist durch ständige Innovationen kaum noch einzuschätzen. Auf dem neuesten Stand können nur die bleiben, die sich selbst ständig weiterentwickeln. Die Personalentwicklung sollte deshalb Trends und Veränderungen im Blick haben, aber auch firmeninterne Richtlinien und Qualitätsstandards festlegen, damit die Masse an Neuerungen nicht zu völliger Überforderung führt.
• Technologischer Wandel: Zwar bedeutet die ständige Weiterentwicklung der Technologien eine echte Herausforderung, gleichzeitig hat sie jedoch auch Vorteile im Gepäck. Schließlich gibt es dadurch auch immer mehr Weiterbildungstechnologien. Diese in Ihr Personalplanungskonzept zu integrieren, kann das Konzept nicht nur effektiver, sondern auch attraktiver machen. Informieren Sie sich, wie Sie eine digitale Weiterbildungstechnologie erfolgreich einführen.
• Ressourcenknappheit: Ob die Kapazitäten der Personalabteilung oder das Jahresbudget – höchstwahrscheinlich sind Ihre Ressourcen begrenzt. Die Personalentwicklungsplanung hilft dabei, sich dem Bedarf bewusst zu werden, Ressourcen sinnvoll zu planen und im Zweifel aus Fehlern zu lernen.
• Zeitmanagement und Lernmotivation: Auch die Ressourcen auf Seiten der Mitarbeitenden können begrenzt sein. Den Betrieb aufrechterhalten und sich gleichzeitig weiterbilden? Das wird schnell stressig. Berücksichtigen Sie in Ihrem Personalentwicklungskonzept deshalb unbedingt auch eine positive Lernkultur. Sprechen Sie mit Mitarbeitenden und Führungskräften, um Platz und Motivation für Weiterbildungen zu schaffen. Lesen Sie mehr dazu in unserem Blogbeitrag "Lernmotivation steigern: So gelingt es im Arbeitsumfeld“.

So gestalten Sie Ihre Personalentwicklungsplanung

Nachdem Sie die Herausforderungen und Lösungsansätze der Personalentwicklungsplanung kennengelernt haben, geht es endlich darum, wie Sie diese Erkenntnisse in Ihrem eigenen Unternehmen umsetzen können. In diesen fünf Schritten klappt’s!

1. Bedarfsanalyse: Beginnen Sie damit, den aktuellen Bedarf an Weiterbildung und Entwicklung in Ihrem Unternehmen zu analysieren. Sprechen Sie mit Mitarbeitenden, führen Sie Umfragen durch und bewerten Sie vorhandene Kompetenzen und Engpässe.
2. Zielsetzung: Basierend auf diesen Ergebnissen legen Sie klare Ziele für Ihre Personalentwicklungsplanung fest. Berücksichtigen Sie wieder sowohl die strategischen Ziele des Unternehmens als auch die individuellen Entwicklungsziele der Mitarbeitenden.
3. Planung: Entwickeln Sie einen detaillierten Plan, um Ihre Ziele zu erreichen. Legen Sie fest, welche Art von Weiterbildungsmaßnahmen benötigt werden, wer für deren Umsetzung verantwortlich ist und welche Ressourcen dafür benötigt werden. Setzen Sie sich unbedingt eine Deadline, damit Sie sich nicht in Kleinigkeiten verlieren oder ablenken lassen.
4. Durchführung: Setzen Sie Ihren Plan in die Tat um. Organisieren Sie Schulungen, Workshops und Weiterbildungen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass alle Beteiligten Ihre eigenen sowie die Erwartungen der Firma kennen.
5. Evaluation: War Ihre Planung erfolgreich oder braucht es eine Kurskorrektur? Ein effektives Mittel zur Erfolgsmessung sind regelmäßige Feedback-Schleifen, in denen Mitarbeitende und Führungskräfte Rückmeldungen zu den durchgeführten Weiterbildungsmaßnahmen geben. Leistungskennzahlen wie verbesserte Arbeitsleistung, erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und niedrigere Fluktuationsraten können als Indikatoren herangezogen werden. Doch auch Technologien wie VR können den Erfolg der Personalentwicklungsplanung widerspiegeln. Die Leistungen der Mitarbeitenden werden per KI nach jeder Übung ausgewertet. Im Zeitverlauf erkennen Sie dadurch Fortschritte, aber auch möglichen Verbesserungsbedarf.

Es handelt sich um einen iterativen Prozess: Haben Sie ihn einmal durchlaufen, können Sie gleich wieder von vorne beginnen. Und das im besten Sinne! Dadurch stellen Sie sicher, dass die Effekte Ihrer Personalentwicklungsmaßnahmen langfristig wirksam bleiben. Integrieren Sie kontinuierliche Weiterbildung in die Unternehmenskultur und entwickeln Sie Ihre Planung immer weiter.

Fazit

Wir müssen uns immer weiterentwickeln – daran führt kein Weg mehr vorbei. Eine gezielte Personalentwicklungsplanung legt den Grundstein, damit sich Mitarbeitende erfolgreich weiterbilden können. Besonders wichtig ist es, dafür die Ziele des Unternehmens sowie die individuellen Ziele der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, um die Unterstützung beider Seiten aufrechtzuerhalten.

Trotz Herausforderungen wie der Priorisierung der Entwicklungsziele, dem Umgang mit Schnelllebigkeit und technologischen Wandel, Ressourcenknappheit und Zeitmanagement, bietet die Personalentwicklungsplanung enorme Chancen. Durch den Einsatz moderner Weiterbildungstechnologien wie Virtual Reality und die Förderung einer positiven Lernkultur können diese Herausforderungen nicht nur gemeistert, sondern auch als Motor für Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft genutzt werden. Es lohnt sich also, in eine strategische und durchdachte Personalentwicklungsplanung zu investieren – für das Unternehmen und für die Mitarbeitenden gleichermaßen.